#DistantiSaluti è la rubrica di pillole di resilienza per il lavoro, agile e non, ai tempi del corona virus nata dal network di Officine On/Off e FabLab Parma. Contenuti digitali, slide, brevi video, consigli, pillole appunto, su argomenti specifici che ci sono propri e di cui siamo esperti.
Per inaugurarla abbiamo chiesto aiuto a Chiara Penino di SmartWorking Srl (MI), nostri partner nella promozione e divulgazione della pratica dello smart working alle aziende del territorio.
Tante piccole anteprime di volti riflesse su uno schermo: un’immagine che mai come adesso ricorre nelle nostre giornate. In un periodo in cui tutto è da riorganizzare e che ci ha costretto a dematerializzare le dinamiche lavorative fondamentali, tra piattaforme, portali e strumenti online per comunicare, scambiarsi informazioni e continuare a gestire il gestibile da remoto… quali sono i tools più efficaci per realizzare videoconferenze?
“Lavorare spesso da remoto come team, ci ha permesso nel tempo di testare diversi tools di collaborazione. Ogni realtà ha le sue necessità: non vi forniremo quindi verità assolute ma una panoramica chiara degli strumenti disponibili che possono supportarvi in un momento di instabilità come questo che stiamo vivendo.
Chiara penino, smart working srl
Innanzitutto, per svolgere una video conference performante ed efficace – spiega Chiara – ci sono alcuni pre-requisiti da predisporre:
- Fornire il link della conference a tutti i partecipanti per collegarsi simultaneamente;
- Essere puntuali: anche da casa occorre rispettare le attività e i tempi di ciascuno;
- Nominare un facilitatore che guidi la conference evitando di perdere di vista il focus dell’incontro;
- Condividere all’inizio il programma e i tempi del meeting, fornendo subito un quadro generale dei temi affrontati;
- Fissare un action plan, traducendo in azioni ogni punto trattato e assegnarlo al termine della riunione ai membri del team;
- Non partire a freddo, stimolando il coinvolgimento di tutti tramite un primo “giro di tavolo” informale prima dell’inizio vero e proprio della riunione
Ecco gli strumenti segnalati da Chiara anche in base alla presenza di queste 3 caratteristiche:
- sistema di chat
- condivisione dello schermo
- multipiattaforma
Cliccando sul logo sarete reindirizzati sul sito ufficiale della piattaforma.
Tra i tool più usati per la collaborazione a distanza.
- Compatibile con tutti i sistemi operativi sia da smartphone o tablet che da web
- Possibilità di svolgere meeting fino a 100 persone per un tempo massimo di 40 minuti
- Live chat privata e di gruppo
- Possibilità di registrare l’intera videoconference o parte di essa
Forse non tra i più famosi, ma sicuramente tra i più sicuri.
- Tutte le chiamate, video e non, sono codificate
- Non esiste un limite al numero di partecipanti, tutto dipende dal vostro Pc e dalla vostra connessione
- Non è necessaria nessuna iscrizione, basta cliccare sul pulsante “Start a call” per avviare la videochiamata
- Possibilità di integrazione con Google Calendar
- Possibilità di condividere lo schermo e avviare chat
Il sistema gratuito di messaggistica di Google.
- Accessibile da smartphone, tablet o pc sia iOS che Android esclusivamente tramite account Google
- Permette di effettuare video conference sia one to one che di gruppo
- Possibilità di condivisione schermo e messaggistica
- Nessun download o registrazione per gli utenti
- Video call fino a 4 partecipanti nella versione free
- Accesso sia da mobile (iOS o Android) che da desktop
- Registrazione della conference e chat live
Smartworking Srl nasce nel 2015 per permettere alle persone di poter svolgere il proprio lavoro senza vincoli di spazi e di orari. Oggi che questa possibilità è supportata oltre che dalla tecnologia anche dalla legge, aiuta le organizzazioni ad affrontare le sfide culturali, di riprogettazione degli spazi e di trasformazione digitale che questa opportunità comporta.
Chiara Penino e Federico Bianchi saranno i relatori di Smart Working Toolkit, il seminario online gratuito organizzato da Officine On/Off mercoledì 8 aprile per informare imprese e HR manager sugli step pratici da seguire per avviare una sperimentazione di lavoro agile all’interno della propria azienda.