#DistantiSaluti: una mini-guida per l’Event Manager del Futuro

    #DistantiSaluti è la rubrica di pillole di antifragilità per il lavoro, agile e non, ai tempi del corona virus nata dal network di Officine On/Off e FabLab Parma.Contenuti digitali, slide, brevi video, consigli, pillole appunto, su argomenti specifici che ci sono propri e di cui siamo esperti.


    Come ormai sappiamo fin troppo bene, il nostro spirito di adattamento è stat ed è tuttora messo a dura prova dall’emergenza. Lavorativamente parlando, un ambito che siamo stati costretti a ripensare è quello dell’organizzazione eventi.

    Ad oggi, molti eventi mondiali previsti per l’anno 2020 sono stati cancellati o rimandati: pensiamo al Campionato europeo di calcio, alle Olimpiadi di Tokyo e all’Eurovision Song Contest. Chi ha potuto invece, soprattutto su piccola scala, ha trasformato gli appuntamenti in programma in eventi online o webinar (neologismo nato dalla fusione dei termini web e seminar): questa riconversione pare essere l’unica opzione disponibile al momento e durante un tempo che purtroppo non possiamo definire, ma che sappiamo non si concluderà a breve.

    Per questa puntata abbiamo chiesto a Veronica Pinetti, (già) office manager di Officine On/Off, di darvi qualche consiglio su come far approdare i vostri eventi sul web.


    Con questa mini-guida, ci auguriamo riusciate a cogliere non uno ma almeno 3 aspetti positivi degli eventi online:

    #1 l’opportunità di sperimentare nuovi strumenti e canali di promozione

    #2 la possibilità di raggiungere un audience non geolocalizzato, quindi più ampio, che l’evento live ti avrebbe per forza precluso

    #3 il punto di partenza per la creazione di una community online a cui rivolgerti a evento concluso


    #1 PRIMA DELL’EVENTO



    I Requisiti

    Ok, ti sei deciso e vuoi portare il tuo evento online. Da dove partire?

    Per prima cosa: verifica di avere una buona connessione internet e un computer con una webcam e un microfono. Gli stessi requisiti saranno richiesti agli eventuali speaker del tuo evento e ai partecipanti. L’incontro, infatti, non si basa più sulla presenza fisica e sulla partecipazione interattiva del pubblico, ma deve poter essere fruibile a distanza tramite computer o smartphone. Fai in modo che sia più lineare possibile, con un relatore che parla e il pubblico che ascolta, e solo alla fine dedica un tempo prestabilito alle domande e al momento di networking.

    La Registrazione

    Sapere chi sarà presente, anche se solo virtualmente, anche in caso di eventi gratuiti, può esserti utile per:

    • Stimare il numero di partecipanti che potrebbe connettersi, così da scegliere la piattaforma più adatta
    • Raccogliere informazioni utili sui partecipanti e profilarli, in modo da avere delle linee guida sulle quali impostare l’incontro (ad esempio, il livello di conoscenza sull’argomento)
    • Poter contattare direttamente i partecipanti, sia prima che dopo l’evento

    Per facilitare la registrazione dei partecipanti e al contempo la ricerca del tuo evento tra la miriade di quelli già presenti online, esistono piattaforme molto efficaci. Una di queste è Eventbrite: pratica, intuitiva e gratuita (per eventi gratuiti), funge anche da vero e proprio motore di ricerca degli eventi online e offline, oltre a permettere l’invio di email personalizzate ai partecipanti.

    La Piattaforma

    I requisiti che devi indispensabilmente verificare per selezionare la piattaforma tramite la quale organizzare il tuo evento online sono:

    • la possibilità di accesso simultaneo di più utenti
    • la gestione da parte dell’organizzatori dei video e dell’audio dei partecipanti
    • l’opzione di condivisione dello schermo

    Ovviamente, se la piattaforma è gratuita ancora meglio. Alcuni suggerimenti:

    • GoToMeeting: creata principalmente per riunioni e webinar, può ospitare fino a 250 utenti, ha una chat integrata ed è possibile salvare la registrazione in cloud.
    • Hop In: strutturata per simulare una grande conferenza o evento, con un panel principale affiancato da sessioni più piccole e incontri one to one.
    • AirMeet: ideale per permettere ai partecipanti di interagire tra di loro tramite workshop, tavoli tematici ed eventi di networking.
    • Remo: una fiera virtuale con tanto di tavoli e sedie dove più speaker possono esporre in contemporanea e condividere lo schermo.

    La Promozione

    Dopo aver definito gli aspetti logistici del tuo evento, è arrivato il momento di promuoverlo.

    Come anticipavo prima, Eventbrite fa già da vetrina agli incontri pubblicati al suo interno, oltre ad avere un servizio integrato di Analytics semplificato: crea il link del tuo evento per diffonderlo su altri canali, dalla tua mailing list contatti all’evento facebook, aiutandoti a tener traccia del numero e della provenienza dei click.

    Un’altra piattaforma dove poter caricare il tuo evento online è Meetup, ideale per incontri che hanno un argomento specifico da approfondire e per attivare community tematiche.

    Puoi inoltre cercare media partner affini che potrebbero essere interessati a promuovere il tuo evento tramite i loro canali. Ad esempio, Andrea Romoli, content editor di StartupItalia, era solito pubblicare una volta a settimana gli eventi digital da non perdere ma, visti i tempi, ha deciso di convertire la sua rubrica in una lista dei webinar degni di nota, in continuo aggiornamento. La lista è utile non solo per promuovere il tuo evento, ma anche per prendere ispirazione da quello che fanno gli altri.

    Ultimi ma non meno importanti ovviamente i social media, come Facebook: crea l’evento appositamente dedicato, invita i tuoi amici a partecipare, pubblica aggiornamenti utili all’interno dell’evento stesso, condividendo piccole anteprime (video, slide, approfondimenti) e in base al tuo budget valuta se fare una campagna di advertising.

    La Preparazione

    • Ricorda. Fai in modo che i tuoi utenti abbiano per tempo tutte le informazioni necessarie per accedere e partecipare al tuo incontro online. Comunica con il giusto preavviso l’orario prestabilito, le modalità di accesso e il link per la partecipazione. Normalmente, le e-mail di reminder (con il link di accesso alla piattaforma) si inviano un giorno e un’ora prima dell’evento.
    • Pianifica e fai pratica. Soprattutto se per te è la prima volta, può essere una sfida condurre un evento online: fai una scaletta degli interventi che hai in programma con tempistiche precise e condividila con gli speaker, con cui farai delle prove di connessione e usabilità prima dell’evento.
    • Decidi prima se registrare l’incontro, così da poterlo riproporre in futuro sui tuoi canali in formati diversi, e ovviamente comunicalo ai partecipanti. In questo caso, prendi in considerazione un possibile minore afflusso di partecipanti durante la diretta; d’altra parte potrai raggiungere ulteriori potenziali utenti una volta concluso l’evento (se la registrazione lo permette).
    • Fai interagire le persone: scegli una piattaforma per le videoconferenze che abbia una chat integrata (trovi una serie di informazioni utili in questo articolo); oppure, una volta che concluso l’incontro, dai la possibilità agli utenti di confrontarsi o restare in contatto, se vogliono.

    #2 DOPO L’EVENTO



    L’evento si è concluso. E adesso?

    Se fosse stato in presenza probabilmente avresti preparato un aperitivo e i tuoi partecipanti ne avrebbero approfittato per scambiarsi opinioni e contatti sgranocchiando tartine e pizzette. Tranquillo: anche ai tempi del distanziamento sociale esistono diversi modi per animare la tua community, particolarmente utili nel caso tu abbia intenzione di organizzare eventi successivi sullo stesso tema o rivolti allo stesso tipo di target.

    Rimani in contatto

    Rendi il più facile possibile al tuo nuovo pubblico l’accesso ai tuoi canali e ai tuoi contatti. Manda una mail di ringraziamento a chi ha partecipato al tuo evento, condividendo il materiale a supporto (come slide o presentazioni), inserendo icone o link ai tuoi canali social o il link per iscriversi volontariamente alla tua newsletter.

    Per gli eventi in serie o che coinvolgono un certo numero di utenti, potresti creare un gruppo Facebook dedicato, all’interno del quale i partecipanti potranno continuare a interagire. Tieni però sempre presente che i gruppi – sia online che offline – devono essere continuamente stimolati e animati da un soggetto terzo, non si attivano da soli.

    I feedback sono importanti

    Se prima ti aggiravi tra i tavoli imbanditi dell’aperitivo finale per carpire le impressioni del tuo pubblico, ora invece puoi ricevere feedback in modo più sistematico e mirato: ci sono diverse piattaforme che non solo ti permettono di realizzare e inviare questionari online, ma che estrapolano grafici e statistiche in automatico dalle risposte, come ad esempio Google Form (gratuito) o Typeform (quest’ultimo è a pagamento e ti offre una serie di template diversi e versatili).



    I suggerimenti che ho scritto in questo articolo sono solo una minima parte rispetto a quelli che ti permettono di muoversi nell’enorme mondo degli eventi online. Se vuoi saperne di più, vi consiglio di leggere questo articolo, da cui ho tradotto liberamente alcuni estratti, o di contattarmi su Linkedin. E come si dice…Show Must Go On!

    VERONICA PINETTI